ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS PESSOAIS

A Associação dos Arquivistas Brasileiros-AAB realizou dias 8 e 9 de dezembro pp, um curso de Organização de Arquivos Pessoais. Ministrado pela excelente profissional  Maria Celina Soares de Mello e Silva, o curso abordou a aplicação das técnicas arquivísticas considerando as particularidades dos Arquivos Pessoais.

Ao longo de uma vida um Cientista, um Professor, um Artista, um Esportista, etc..., e mesmo um profissional de qualquer área( (ou apenas um cidadão comum que tenha uma história de vida-minha opinião), acumulam documentos que de alguma forma se relacionam às suas atividades e aos seus interesses.

 Para que esse conjunto de documentos possa servir à sociedade, isto é , ser utilizada pelos pesquisadores, faz-se necessário um tratamento arquivístico  que facilitará o acesso às informações contidas. É aí que a Arquivologia se faz presente com suas técnicas.

Iniciando com a Política de Aquisição, após assinatura do termo de Doação, inicia-se o trabalho de conhecimento da pessoa ( titular do arquivo);nesta fase serão feitas entrevistas com familiares, amigos e colegas além de outras pesquisas.Leitura dos documentos, identificação, separação por conjuntos documentais.

Principios arquivísticos serão observados: Proveniência ou Respeito aos Fundos, Organicidade ou Ordem Oiginal; um Quadro de Arranjo/Plano de Clasificação será elaborado. O arranjo deverá espelhar as atividades da pessoa, refletindo a documentação do arquivo com individualidade e coerência.

Finalmente vem a Descrição e o Instrumento de Pesquisa. O IP mais utilizado é o Inventário. Na descriçao pode-se escolher as regras da ISAD(G)-padronização internacional ou a NOBRAD-padronização nacional.

 É muito importante fazer a indexação. A indexação começou a se pensada como um instrumento auxiliar de pesquisa a partir dos anos 80 em consequência da informatização dos arquivos. São usados descritores, ou seja, palavras significativas dentro de um texto e através desses elementos é realizada a Recuperação da Informação. Para mais detalhes procurar o site do CPDOC - Estudos Históricos Arquivos Pessoais.

Aos que precisarem ORGANIZAR  sua documentação  pessoal ou Arquivos empresariais de pequeno porte, fazer contato margel63@hotmail.com.

                                                                             Margel

TTD - TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL

Não é possível manter um Arquivo organizado sem que haja uma TTD-TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL para nortear os trabalhos.  Quando por força de circunstâncias não se pode elaborar uma TTD e faz-se a organização sem critérios arquivísticos mínimos, a massa documental volta a crescer desordenadamente e com o passar do tempo o trabalho feito perde toda utilidade.

A TTD é um instrumento formal que determina os prazos que os documentos devem ser mantidos nos Arquivos Correntes e  Intermediários  bem como determina sua destinação final (digitalização, microfilmagem, transferência ou eliminação)

Quando se trata de eliminação, é necessário lembrar  que o papel deve ser fragmentado , vendido ou doado para reciclagem, por questões ambientais. Incinerar nunca.

O resultado de uma política arquivística numa empresa passa por economia financeira pois teremos:

Fim do excesso de papéis com liberação de espaço físico;

Localização rápida dos documentos o que leva a decisões mais rápidas e satisfação do cliente;

Fim do extravio de documentos.

Todos sabem que espaço físico e tempo custam caro no mundo dos negócios.

Elaborar uma TTD não é tarefa fácil. Exige trabalho minucioso, equipe disposta, boa vontade do poder decisório da organização. Cabe ao profissional Arquivista mostrar os benefícios que uma política arquivística traz.

Tudo bem se você ainda não levou um grande prejuizo por não encontrar um documento que está lá naquele Arquivo Morto, fique alerta porque a qualquer momento isso pode acontecer!

É certo que há casos emergenciais em que a organização do Arquivo não pode esperar a elaboração de uma TTD com toda exigência técnica; pode ser feito uma trabalho de levantamento documental mais detalhado possível, acondicionando e identificando as caixas de armazenamento e dispondo em ordem numérica(número nas caixas), codificando estantes e prateleiras. Uma planilha eletronica será feita com tais dados com campo para descrição dos assuntos encontrados nos documentos e/ou nome da espécie documental. A consulta será feita através dessa planilha que remeterá o assunto pesquisado e/ou espécie documental ao endereço de armazenamento. É uma solução de emergência que já vivi em minhas experiências profissionais. Vale para um Arquivo pequeno e até um pouco mais mas não pode parar por aí. Estabelecer prazos de guarda  para serem aplicados desde o Arquivo Corrente é fundamental para evitar as Massas documentais acumuladas.

Se alguma pessoa ou empresa quiser saber mais sobre TTD aqui vai minha dica: COMO ELABORAR A TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL de Rosália Paraiso Matta de Paula editado pelo CENADEM.

Até breve!

Organizando um Arquivo

Para iniciarmos o processo de Organização de um Arquivo, é necessário que todos os envolvidos diretamente no trabalho, recebam informações sobre algumas particularidades da Arquivologia.

Vamos iniciar com a Teoria das Três Idades dos Arquivos. Na definição de Jean-Jacques Valette-1973

os arquivos são: Corrente, Intermediário e Permanente.

Corrente - é o arquivo formado pelos documentos produzidos e recebidos no dia a dia com alto índice de consultas e que devem estar próximos dos seus detentores para que a consulta e/ou arquivamento demandem o menor tempo possível, cumprindo assim um importante objetivo de uma política arquivística numa empresa, que é apoiar a administração com informações rápidas e precisas.

Intermediário - é o arquivo onde as consultas são pouco frequentes,  pois os documentos ultrapassaram a fase de atualidade. A documentação localizada nesse arquivo aguarda o cumprimento de prazo estabelecido para destinação final que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.

Permanente - é o arquivo cujos documentos serão guardados para sempre em função de seu valor histórico, probatório ou informativo. Darei alguns exemplos de documentos de guarda permanente:
Estatutos, Contratos Sociais, Direitos Patrimoniais, Regulamentos e Regimentos, Planos e Projetos que tratem das atividades-fins da empresa,Jurisprudência, Acordos e Reajustes Salariais, Planos de Carreira, Correspondências importantes como atividade-fim, delegação de poder, etc, Documentos cujas características extrínsecas sejam de valor artístico e cultural, etc....

A empresa deve se preocupar com os arquivos desde a fase Corrente pois assim as fases seguintes serão de simples manutenção. É interessante analisar que se a empresa gera um arquivo pequeno e até um pouco além, as três fases podem se acomodar no mesmo local, separadas e bem identificadas em gavetas, armários, estantes e pastas.

Quando um Arquivista é contratado para organizar um Arquivo, geralmente encontra um galpão ou uma sala  escura  ou o vão de uma  escada  com a indicação Arquivo Morto. É impactante pois na visão arquivística todos os arquivos são vivos, pois são a fonte das informações de um órgão.O Professor Luis Carlos Lopes, da UFF, prefere chamar o Arquivo Morto de:  "MDAs-Massa documental acumulada de modo desorganizado." Portanto:
                                                    
                                            VAMOS ORGANIZAR?

                                                                                                                     Até breve! Margel

Política Nacional de Arquivos- LEI 8.159 de 8/01/1991

A lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991 dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

No capítulo 1, Diposições Gerais, no artigo primeiro temos:  ..."É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à  administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

No artigo segundo a lei define o que são arquivos:.."Consideram-se arquivos,para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas , bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

O grifo "...qualquer que seja o suporte da informação..."  enquadra todas as mídias modernas que deverão ser regulamentadas no futuro. A microfilmagem tem de há muito tempo regulamentação.

Alguns decretos também regulamentam situações específicas como é o caso de acesso e guarda de documentos sigilosos.

Bem, amigos por hoje ficarei por aqui e no próximo encontro:surpresa.

                                                                                                                 Beijo grande, Margel.

                                                                                             

Arquivologia

"Sem o trabalho arquivístico a verdade histórica se perde na versão das classes dominantes"
                                                                                   Trecho de discurso feito por autoridade
                                                                                    gaúcha, em Sta.Maria, RS, Congresso
                                                                                    de Arquivologia.


Olá amigos!

Estou aqui para falar da importância do trabalho arquivístico e dar informações sobre o assunto. Também responderei perguntas para os candidatos que estiverem se preparando para concursos.
Posso adiantar que a Arquivologia é regida por lei em nosso país. Darei detalhes no nosso próximo encontro.
Aguardo vocês. Beijo grande!